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- ホームページ運用を属人化しないために。担当者が変わっても困らない体制づくり
ホームページに関するご相談の中で、意外と多いのが「前任者が退職してしまい、ホームページの管理状況が分からない」というケースです。
中小企業では、ホームページの管理を総務担当者や営業担当者が兼任していたり、社長自身が担当していたりすることも少なくありません。そのため、担当者の異動や退職をきっかけに、更新や管理が止まってしまうことがあります。
実際に、ホームページのリニューアルや改善のご相談をいただく際に管理状況を確認していくと、「前任者が退職してログイン情報が分からない」「ホームページの更新方法が分からない」といった状況に出くわすことがあります。
担当者の交代をきっかけに、ホームページに関する情報や運用方法が十分に引き継がれず、管理状況が分からなくなってしまっているケースは決して珍しくありません。
本記事では、担当者が変わったときに起こりやすい問題と、安心してホームページを運用し続けるための体制づくりについてご紹介します。
ホームページの管理には、WordPressやサーバー、ドメイン管理会社などのログイン情報が必要です。
担当者だけが情報を管理していた場合、退職後に情報が見つからず、ホームページの更新や設定変更ができなくなってしまうことがあります。
引き継ぎが十分に行われていないと、お知らせの追加や画像の差し替えなど、日常的な更新作業ができなくなることがあります。
更新が止まることで、ホームページの情報が古いままになってしまうケースも少なくありません。
担当者の退職後に、
といった情報が分からなくなってしまうことがあります。
問題が発生した際に対応が遅れ、運用に支障が出る原因にもなります。
ホームページ運用で重要なのは、「詳しい担当者がいること」ではありません。
もちろん知識のある担当者がいることは心強いですが、それ以上に大切なのは、担当者が変わっても運用を続けられる仕組みを作ることです。
例えば、
といった状態であれば、担当者が交代しても大きな混乱は起こりません。
実際に、長く安定してホームページを運用できている企業ほど、特定の個人に依存しない体制づくりができています。
私たちアウラでは、ホームページ公開後の保守・管理もサポートしています。
保守契約がある場合、お客様側の担当者が変更になっても、これまでの経緯や管理状況を把握した状態でサポートを継続できます。
例えば、
こうした技術的な管理や運用面については、私たちが継続的にサポートします。
新しい担当者の方がホームページの知識をお持ちでなくても、「まずはアウラに相談しよう」と思っていただける環境があることで、引き継ぎの負担も軽減できます。
担当者が変わるたびに一から状況を調べ直す必要がないことも、保守契約のメリットの一つです。
一方で、ホームページ運用のすべてを制作会社だけで管理できるわけではありません。
技術的な管理や運用面は制作会社がサポートできますが、会社の事業内容やサービス内容を最も理解しているのはお客様自身です。
例えば、
といった内容は、お客様側で管理・共有していただくことが重要です。
また、ホームページに関する窓口担当者を社内で決めておくことで、担当者変更時の引き継ぎもスムーズになります。
ホームページ運用を属人化しないためには、「制作会社に任せる部分」と「社内で管理する部分」を整理しておくことが大切です。
お客様と制作会社がそれぞれの役割を担いながら運用していくことで、担当者が変わった場合でも安定したホームページ運用につながります。
ホームページは会社の資産です。
だからこそ、1人の担当者だけが分かる状態ではなく、担当者が変わっても継続して運用できる体制を整えておくことが大切です。
ホームページのリニューアルや改善のご相談をいただく中でも、担当者の交代によって管理状況が分からなくなっているケースに出くわすことがあります。
「ホームページの管理状況がよく分からない」
「担当者変更に備えて運用体制を見直したい」
「保守を任せられる相談先を探している」
このようなお悩みがありましたら、お気軽にアウラまでご相談ください。
担当者の変更があっても安心して運用できるホームページづくりをサポートしていきます。
