整理整頓で仕事の効率化UP!?年間150時間の探しものにあてる時間をなくすには?

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整理整頓で仕事の効率化UP!?年間150時間の探しものにあてる時間をなくすには?

整理整頓で仕事の効率化UP!?年間150時間の探しものにあてる時間をなくすには?

こんにちは御園です。
今回は今の私の課題でもある整理整頓について記事を書いていきたいと思います。
皆さんは整理整頓することはお好きでしょうか?私は普段生活する中で苦手意識がありました。
思い返すと探しものをよくしていると感じます。簡単な探しものだと携帯電話をどのポケットに入れたのか、鞄に入れたのかなどよく探してしまいます。
私だけではなく、IT機器やオフィス用品を販売している大塚商会が行なった調査などから、ビジネスパーソンは年間150時間も探しものに時間を使っているみたいです。数字にして見てみるとびっくりしますね。
この時間をなくす方法について考えていきたいと思います。

整理整頓のメリット

そもそも整理整頓をすると何がいいのか。
整理整頓をするメリットからまとめていきたいと思います。

・整理整頓をすることで職場環境がかわる
例えば、出社したとき片付けられたデスクならスッキリした気持ちで業務を始める事ができます。整理整頓をすることはただ空間が綺麗になるだけではなく、心にも変化をもたらせてくれます。

・生産性があがる
皆さんは仕事で書類や資料を探す行動を、一日どれくらいしているでしょうか。
必要とする資料がどこに置かれているか明確にしておけば、探す時間は最小限で済みますし、間違った資料を使うリスクも減らせます。

・整理整頓をすることで頭の中も整理できる
頭の中は、物理的なものとは違い、必要のない情報は無意識に自然と消えてしまいます。必要なときにサッと情報を引き出せるのが理想的ですよね。実は物理的な整理整頓をすることは頭の中の整理整頓のトレーニングになるそうなんです。
頭の中を整理するには自分で考える事が重要です。例えば資料であれば、どのような区別のものか、使用時はいつなのか、分かりやすいものになっているのかなどです。無意識においていたり、誰かが決めた分類、置き方を鵜呑みにするのではなくしっかり自分で何の為の情報か理解しなければ頭の中は整理できません。
普段から、デスク、PC、身の回りを整理整頓することで、自然に頭の中も整理整頓するようになります。

整理整頓をすることは仕事の効率化はもちろん、仕事に向き合う気持ちも変わってきますね!

5S活動

次に整理整頓の進め方について。
みなさん5S活動をご存知でしょうか。
5Sとは「整理、整頓、清掃、清潔、躾(しつけ)」の事をさします。
簡単に説明させていただきます。

1. 「整理」 ・・・ 必要か不要か区別して、捨てる

2. 「整頓」 ・・・ 必要なものをすぐ使えるようにする・すぐ取り出せるように工夫する

3. 「清掃」 ・・・ 掃除をして常に身の回りのモノや場所をきれいにし、いつでも使えるようにする

4. 「清潔」 ・・・ 3S(整理・整頓・清掃)を維持する

5. 「躾(しつけ)」 ・・・ 決められたルールを守る

言葉で書くと、簡単に思えますが、私は序盤から躓いてしまいます。。。
私の場合もしかしたら使うかも、という考えで置いてしまうことが多いので、しっかり必要なのか判断して整理していきたいと思いました。
整頓、清掃に関してもしっかり考えないといけません。とくに仕事の事になると自分だけの話ではないので、誰が見てもどこに何があるか、分かりやすように考える事が重要です。
またその状態を維持するためのルールを作ることも必要です。
しかし、この状態さえ作ってしまえば後はみんなで決められたルールを守るだけなので全体の作業効率が上がりますよね。

まとめ

今回私は整理整頓することについて考えたのですが、整理整頓することで仕事の効率が上がることは間違いないですね。
考えるきっかけになった書籍があるので、最後にご紹介させていただきます。
私も部長に進めてもらい読んだのですが、佐藤可士和さんの「佐藤可士和の超整理術」です。
整理術について沢山の内容が書いてあるのですが私が印象に残っていることは、「整理することは、問題の本質を突き止めることとほとんど同義」ということです。整理整頓をすることで仕事のパフォーマンスを上げることができるのです。この書籍で教えてくれる3ステップで今回の課題を考えてみます。

1. 情報把握: 資料がどこにあるかすぐにわからない
2. 視点導入: 必要な時に探すのに時間がかかる→作業が遅れる、情報が必要な方を待たせる
3. 課題設定: どこに何があるのか全員が把握・ルールを決める

このようにすぐに実践できる方法が他にも載っています。
気になった方はぜひ読んでみください。

整理整頓をして気持ちもスッキリ、効率のよい仕事をしていきましょう!

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