こんにちは！WEBディレクターとWEBエンジニアを兼任している野口です。
今回は、振り返りを「数値化」することで課題を明確にし、具体的な改善につなげる方法について考えてみました。
「頑張る」「次は気をつける」で振り返りが終わっていないでしょうか。
自分自身そうなっていることが多々あると感じていて、数値化していくことで自分自身の課題や、業務における課題を明確にして今後はどう動いていくかを考えていきたいと思っています。
また、チームでも数値化して課題を解決することで属人化の解消にもつながると考えています。
業務の中で失敗してしまうことや、うまく結果につながらないことがあると思います。
その際に、「注意不足だった」「考えられていなかった」「配慮できていなかった」と振り返って、終わりになってしまうことがあります。
このような振り返りでは、次は「注意する」「考える」「配慮する」と抽象的な解決策しか出てきません。
では、業務を数値で考えてみるとどうでしょうか。
メールの文章を誤って送ってしまったという問題があると、「送信前にメールの文章を見返していなかった」のが問題だったと振り返ることができます。
その上で、次回から「送信前に2周メールを見返して送る」と決めることで、数値を用いた具体的な対策ができるのではないでしょうか。
数値化していない場合は、「注意不足だった」「今後は注意する」のように考えている状態です。ここを数値で考えることで正確な改善方法を見つけることができるようになるかもしれません。
先ほどのメールを例にすると、「送信前に2周メールを見返して送る」という数値化では成果が出ない場合もあります。
その場合は、回数を増やすのではなく、別の観点で数値を使って改善すると良いと思います。
例えば「送信前に宛先、宛先のお名前、本文の誤字脱字の3つをチェックして送信する」のように確認項目を数値化すると、メールの送信ミスを防げるようになるかもしれません。
振り返りの際は、対応したこと、対応した結果をそれぞれ振り返る必要があると思います。
対応したことだけで振り返ってしまうと、「頑張った」「先月より数をこなした」のように、今後の改善ができない過程を評価してしまいます。
まず自分が対応したことを数値で振り返ります。
「今月は忙しかった、頑張った」ではなく、「今月は10個の案件を納品した」のように数値で表すことで、客観的に振り返ることができます。
結果は、「うまくできた」「ミスをしてしまった」ではなく、「ミスが0個で納品した」「予定日より2日遅くなった」のように数値を取り入れることで、具体的な課題を深掘りでき、次にどのように改善するかを検討できます。
数値化をチームに取り入れることで属人化からも解放されると考えています。
例えば「最終チェックは2名体制で10個あるチェック項目の確認を3日前から行う」のようにすることで、誰でも同じ基準でチェックができるようになると思います。
このように課題を数値化して伝えることができると、「うまく進まない」という相談から、「予定のスケジュールより1週間遅れている。作業時間を12時間確保予定が4時間しか取れていない」のように具体化でき、チーム全体で改善に取り組みやすくなります。
「頑張る」「気をつける」という振り返りは、気持ちとしては前向きですが、具体的な行動にはつながりにくいです。数値化することで、現状の課題が明確になり、改善策も具体的に立てられるようになります。そして、チームで数値化を取り入れれば、属人化の解消にもつながると考えています。
「何をどれだけやって」「どのような結果だったか」を数値で捉え、積み重ねることで成長につながっていくと思います。
