意外と知らない?Googleドライブ&ドキュメントの便利機能3選

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意外と知らない?Googleドライブ&ドキュメントの便利機能3選

意外と知らない?Googleドライブ&ドキュメントの便利機能3選

こんにちは、アウラの三輪です。
アウラに入社してから、これまであまり使っていなかったGoogleドキュメントに触れる機会が増え、Excelとの違いに驚く日々です。

その中でも、初めて知ったり便利だと思った機能をご紹介したいと思います。

使用中のドキュメントの保存先を確認する

誰かがファイルを共有してくれると、そのURLにアクセスするだけでファイルを開くことができますよね。
でも、後からまたそのファイルを見ようとした時、どこに保存されているのか分からず困ることがあります。

そんな時は、画面左上、ファイル名の右側にあるフォルダマークをクリックしてみてください。
カーソルを当てると「移動先」と表示されますが、クリックすると現在のフォルダ内のデータが表示されます。

「新しいタブでフォルダを開く」をクリックすれば、現在のフォルダが別タブ(または別ウィンドウ)で開くので、現在地を確認することができます。

検索でも探せますが、使用中のファイルの場所を確認したい場合には、こちらの方が早いと思います。

Microsoft Officeのファイルをインポートする

今まではMicrosoft Officeのファイルで編集してきたデータを、GoogleドキュメントとしてGoogleドライブに保存したい。
Googleドライブへの保存は、対応ブラウザを使えばドラッグ&ドロップで完了しますが、そのままだとOfficeファイルのままで保存されてしまいます。

そんな時は、Googleドライブ上で事前に設定を行うことで、いきなりGoogleドキュメントとして保存してくれます。

  1. Googleドライブにアクセスして、画面上部の歯車アイコンをクリック
  2. メニューから「設定」を選択
  3. 「アップロードしたファイルをGoogleドキュメントエディタ形式に変換します」のチェックをON
  4. 「完了」をクリック

この設定をしてからOfficeファイルをドライブ上へドラッグ&ドロップすると、自動的に変換が始まります。

個人的には、変換するかそのまま保存するかを選択させて欲しい気もしますが、まとめて変換が必要な場合などは、こちらの方がありがたいですね。

列を非表示にする

Excelやスプレッドシートで作業をしていると、列や行がどんどこ増えていきます。
特に列は横スクロールが発生するので、使用しない列を非表示にしておく方も多いと思います。
でも、Excelでは非表示にすると全部見えなくなってしまうので、隠れているのがどんな内容だったか、再表示するまでわかりません。

ところがスプレッドシートは、そんな心配がないのです!

  1. 非表示にしたい範囲の中で、最初の1列目以外を選択し、右クリック
  2. 「列(非表示にしたい範囲)を非表示」

そうすると、残しておいた1列に項目名が表示されます!

しかも、「列が隠れてるからここをクリックしてね」という再表示用のマークが表示されるのです。
列番号のあたりをよーく注意して見てみてください。小さな矢印が表示されています。右クリックして再表示とかしなくても、そこをクリックすれば展開されます。
これは便利。Excelにもぜひ実装して欲しいです。

セルの幅分しか表示されない、入力内容が長いと一部しか見えませんが、それでも良い目印になると思います。

Googleアカウントがあれば、オンラインで簡単にファイル共有できるGoogleドキュメント。使いこなせれば、とても便利な機能がたくさんあります。
私もまだまだ手探りなので、もっと活用できるようになりたいと思います!

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